7 Tips Sambutan Ketua Panitia Kegiatan, Anti Gagal!
Kamu mungkin sudah tidak asing lagi dengan kata 'sambutan'. Dalam kehidupan organisasi, sambutan biasanya disampaikan oleh mereka yang memiliki posisi penting, misalnya ketua pelaksana kegiatan.
Seorang ketua panitia kegiatan harus memberikan sambutan yang berkesan. Dengan sambutan yang memukau, ketua pelaksana bisa memotivasi seluruh peserta dan panitia acara, sehingga mereka merasa lebih dihargai. Tak hanya itu, sambutan yang memukau juga meninggalkan kesan yang baik. Berikut 7 tips sambutan ketua pelaksana kegiatan dalam organisasi yang anti gagal. Yuk, simak!
1. Berikan sapaan pembuka yang menyenangkan
Saat memberikan sambutan, pertama-tama kamu harus menyapa audiens dengan ramah. Ini bisa membangun suasana positif dan hangat, sehingga audiens lebih nyaman untuk mendengarkanmu lebih lanjut. Sapaan yang menyenangkan juga bisa menarik perhatian audiens agar tetap fokus.
Jangan lupa untuk menggunakan tone suara yang cocok dengan situasi kegiatan. Perlu diingat, sapaan pembuka yang berkesan juga bisa membuatmu lebih menarik, bahkan meningkatkan reputasimu sebagai ketua pelaksana kegiatan dalam organisasi.
Contohnya:
Selamat pagi/siang/sore semuanya. Salam sejahtera untuk kita semua. Senang sekali bisa berkumpul bersama orang-orang hebat hari ini. Semoga Anda dalam keadaan baik dan siap untuk mengikuti acara yang menyenangkan ini.
Yang terhormat, Rektor Universitas X ...
Yang kami hormati, bapak/ibu dosen ...
2. Berikan penghargaan terhadap audiens yang hadir
Saat memberikan sambutan, jangan lupa memberikan penghargaan terhadap audiens yang sudah meluangkan waktu untuk hadir. Dengan begitu, kamu dan audiens akan lebih terkoneksi.
Tak hanya itu, dengan menghargai audiens yang hadir, kamu terlihat sebagai ketua pelaksana yang apresiatif dan peduli. Bahkan, kredibilitasmu juga bisa meningkat, lho!
Contoh:
Dalam kesempatan ini, saya hendak mengucapkan selamat datang kepada tamu undangan, peserta, dan panitia yang hadir. Terima kasih atas waktu yang sudah Anda luangkan. Saya merasa terhormat bisa berdiri di depan orang-orang hebat.
3. Jelaskan tujuan kegiatan
Dengan menjelaskan tujuan kegiatan di awal, audiens akan segera memahami pentingnya acara. Selain itu, hal tersebut juga membantu audiens agar lebih fokus. Audiens juga tidak akan merasa sia-sia datang di acara ini, sebaliknya mereka akan antusias karena tujuan kegiatan sangat relate dengan kebutuhannya.
Contoh:
Bapak/Ibu/Saudara, bukan suatu kebetulan kegiatan ini dilaksanakan. Ada tujuan-tujuan mulia yang ingin dicapai, misalnya meningkatkan...
4. Jelaskan rangkaian acara secara singkat
Dengan menjelaskan rangkaian acara secara singkat, audiens akan merasa lebih siap untuk mengikuti acara dari awal hingga akhir. Dengan begitu, mereka tidak akan melewatkan hal-hal penting nantinya. Rangkaian acara yang disampaikan di awal pasti meningkatkan efektivitas dan keberhasilan acara.
Contoh:
Hari ini, kita akan banyak belajar seputar kewirausahaan, khususnya bagi kawula muda. Oleh karena itu, kita kedatangan tamu spesial, seorang influencer muda yang sukses. Tak hanya mendengarkan materi, kita akan berpraktik langsung dipandu oleh ahlinya. Selain itu, akan ada sesi awarding bagi Anda yang memiliki ide bisnis spektakuler. Jadi, mari kita ikuti kegiatan ini dengan antuasias.
5. Sampaikan ucapan terima kasih
Mengucapkan terima kasih kepada audiens saat memberikan sambutan adalah sesuatu yang tidak boleh dilewatkan. Ini menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan usaha yang mereka lakukan untuk hadir di tempat kegiatan.
Mengucapkan terima kasih juga menjadi bagian dari etika komunikasi. Kamu selaku ketua pelaksana kegiatan akan dikenal sebagai sosok yang sopan, hormat, dan profesional.
Contoh:
Saya selaku ketua pelaksana kegiatan mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada semua yang hadir. Tanpa partisipasi Anda, acara ini tentu tidak akan semarak seperti saat ini.
Ucapan terima kasih juga saya sampaikan kepada seluruh panitia yang telah bekerja keras dalam menyukseskan kegiatan ini, sehingga kita dapat bersama-sama menikmati momen spesial ini dengan penuh kegembiraan.
6. Sampaikan permohonan maaf
Setelah sambutan inti, permohonan maaf kepada audiens sangat dibutuhkan sebagai bentuk kerendahan hati, kesopanan, dan tanggung jawab. Ini digunakan untuk mengantisipasi kekurangan ketua pelaksana dalam pemilihan kata dan sebagainya ketika menyampaikan sambutan. Permohonan maaf sekaligus bisa mencegah kesalahpahaman dan menjaga hubungan baik dengan audiens.
Ucapan permohonan maaf juga bisa mencairkan suasana, terutama jika terjadi gangguan teknis atau hal lain yang tidak terduga selama acara. Dengan meminta maaf, kamu tampak menghargai kenyamanan audiens.
Contoh:
Saya pribadi menyampaikan permohonan maaf apabila dalam sambutan tadi terdapat kekurangan, kesalahan, atau hal-hal yang kurang berkenan di hati Bapak/Ibu/Saudara sekalian. Saya menyadari bahwa sebagai manusia, saya tak luput dari kesalahan.
Selain itu, jika ada hal-hal yang mungkin tidak sesuai dengan harapan dalam penyelenggaraan acara ini, baik dari segi teknis maupun nonteknis, saya mewakili panitia juga memohon maaf yang sebesar-besarnya. Semoga acara ini bisa menjadi inspirasi bagi kita.
7. Berikan penutup yang berkesan
Bagian penutup menjadi kesempatan untuk merangkum poin-poin utama yang telah disampaikan sebelumnya. Penutup yang berkesan bisa memberi dorongan yang melekat bagi audiens. Dengan begitu, kamu berperan dalam menjaga semangat audiens di bagian selanjutnya. Kamu akan meninggalkan kesan sebagai ketua pelaksana yang inspiratif.
Contoh:
Bapak/Ibu/Saudara-saudara, melalui acara ini, kita semua memiliki tanggung jawab untuk membawa perubahan positif, tidak hanya untuk diri sendiri, tetapi juga untuk lingkungan dan masyarakat. Mari, kita bersama-sama mewujudkan harapan dan impian dengan langkah nyata dan penuh semangat. Sebelum saya akhiri sambutan ini, izinkan saya membacakan pantun.
Jalan-jalan ke Surabaya
Eh, di sana ada Sungai Jagir
Terima kasih atas perhatiannya
Selamat menikmati acara hingga akhir
Selain pantun, kamu juga bisa mengajak audiens menyuarakan jargon.
Nah, itulah 7 hal yang tidak boleh terlewat ketika kamu menyampaikan sambutan. Jangan lupa mempersiapkan diri sebaik mungkin, ya!
