2. Warga berpikir mengurus akta kelahiran cukup sulit

Banner imbauan pembuatan akta kelahiran di depan kator Dispendukcapil Kota Surabaya (IDN Times/Fitria Madia)

Rendahnya tingkat kesadaran orangtua untuk mengurus akta kelahiran bagi anaknya didasari oleh berbagai macam alasan. Namun, Prastowo menyebutkan bahwa ketidaktahuan masyarakat terkait tata cara pembuatan akta kelahiran di Surabaya membuat para orangtua enggan mendaftarkan buah hatinya dalam catatan sipil.

"Orang yang belum tahu itu mengira proses pembuatan akta kelahiran ribet. Jadi mereka merasa 'ah nanti-nanti saja lah bikin aktanya kalau sempat'. Atau bahkan mereka malah pakai biro jasa pembuatan akta," jelas Prastowo.

3. Akta kelahiran, lebih cepat lebih baik

Contoh akta kelahiran yang belum dicetak (IDN Times/Fitria Madia)

Prastowo mengatakan bahwa akta kelahiran seharusnya segera diurus. Hal ini bertujuan agar anak tersebut terdaftar dalam catatan sipil. Apabila seorang anak telah memiliki akta kelahiran, kata dia, orangtua tentu akan dimudahkan dalam urusan administrasi yang berkaitan dengan status kependudukan. Prastowo memberikan contoh ketika para orang tua akan pergi ke luar negeri.

"Orang Surabaya kan sekarang ekonominya meningkat. Banyak yang ke luar negeri. Jadi mereka akhirnya terburu-buru mengurus akta ketika mendekati waktu kepergian. Padahal kan kalau sudah punya dari awal akan lebih baik," tuturnya.

Selain itu, akta kelahiran dan kartu keluarga (KK) yang telah diperbaharui akan dibutuhkan apabila terjadi hal yang tidak diinginkan seperti kematian sang anak. Jika sang anak belum tercatat secara resmi, tentu hal ini akan merugikan pihak keluarga ketika mengurus akta kematian. 

Sebaliknya, keterlambatan dalam pembuatan akta bisa berujung sanksi. Hal ini tertera dalam Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 5 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan. Di sana disebutkan, apabila warga Surabaya membuat akta lebih dari usia 60 hari setelah hari kelahiran, maka ia akan dikenakan denda sebesar Rp100 ribu.

IDN Times/Sukma Shakti

4. "Pahe" inovasi online pembuatan akta

Kasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, Dispendukcapil Kota Surabaya, Iswan Arif tengah memeriksa data pemohon akta kelahiran di laman lampid.surabaya.go.id (IDN Times/Fitria Madia)

Menyadari pentingnya kepemilikan akta sesegera mungkin, Pemkot Surabaya pun menyediakan inovasi pelayanan publik melalui Dispendukcapil. Mereka meluncurkan layanan pembuatan akta secara online. Kasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, Dispendukcapil Kota Surabaya, Iswan Arif, mengatakan pengurusan akta kelahiran sekaligus KK baru saat ini hanya memakan waktu tiga hari.

"Itu berlaku sejak bulan Juni 2017. Namanya Pahe 1 alias Paket Hemat 1. Ada juga Pahe 2 untuk pengurusan akta kematian," ujar Arif ketika ditemui di kantornya, Senin (15/10).

Dengan adanya akta online ini, para pemohon akta tidak perlu mondar-mandir ke berbagai kantor pemerintahan. Mereka hanya perlu mengisi data diri melalui website lampid.surabaya.go.id yang dapat diakses melalui gawai masing-masing.

Setelah mengisi data diri, pemohon dapat membawa beberapa berkas ke kantor Kelurahan. Berkas-berkas yang dibutuhkan yaitu fotokopi surat nikah yang telah dilegalisir KUA/pengadilan, fotokopi KTP 2 saksi, fotokopi KTP orangtua, dan kartu keluarga (KK) asli. 

Kemudian, orangtua cukup menunggu akta datang diantar ke alamat rumah masing-masing oleh jasa pengiriman yang telah bekerja sama dengan Dispendukcapil.

"Pengisian secara online juga dapat dilakukan di kantor kelurahan masing-masing melalui E-Kios. Nanti akan dibantu oleh petugas kelurahan. Jadi orang tua gak perlu bingung," lanjut Arif.

Selain mengurus akta kelahiran di kantor kelurahan, para orang tua juga dapat langsung membuat akta kelahiran di fasilitas kesehatan (Faskes) yang telah terintegrasi dengan Dispendukcapil Surabaya. Terdapat 55 Faskes yang memiliki fasilitas ini yaitu RSUD Soewandhi, RSUD BDH, 28 RS swasta, 22 Puskesmas, dan 3 bidan mandiri.

5. Pangkas alur administrasi

Keluarga Aqeela. Dari kiri Widiya Sari (ibu Aqeela), Amira (kakak Aqeela), Nurman (ayah Aqeela), dan Aqeela (Dok IDN Times/Istimewa)

Kemudahan ini dirasakan betul oleh Nurman. Waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk mengurus akta kelahiran Aqeela jauh lebih singkat. "Dulu saya itu sampai harus libur berkali-kali. Karena nunggunya lama sekali dan ngurusnya ribet. Padahal saya kerjanya di luar kota, kadang juga luar pulau. Alhamdulillah dengan akta online ini ternyata jadi lebih mudah dan singkat," ujarnya.  

Dia ingat saat mengurus akta anak pertamanya, Amira pada tahun 2009 silam. Saat itu semua sistem masih manual. Pemohon harus meminta surat keterangan dari RT dan RW terlebih dahulu. Setelah itu, mereka musti mengurus sendiri segala berkas, mulai dari kelurahan, kecamatan, hingga Dispendukcapil. Proses seperti memakan waktu paling singkat satu bulan.

"Karena kalau dulu kan staf kami harus memeriksa satu persatu. Tumpukan akta banyak sekali jadi memakan waktu yang lama. Sedangkan kalau sekarang online jadi tinggal klik-klik dan periksa saja," jelas Kasi Pemerintahan Kelurahan Sambikerep, Tutug Sugiharto.

6. Pembuatan akta online masih sering terkendala

Penampakan data pemohon akta kelahiran di lampid.surabaya.go.id. Tanda merah berarti data belum terverifikasi, tanda hijau sebagai data telah terverifikasi (IDN Times/Fitria Madia)

Meski memudahkan, rupanya sistem baru ini juga memiliki berbagai kendala. Salah satunya disampaikan oleh Kasi Pemerintahan Kecamatan Sambikerep, Suntoro. Dia mengatakan bahwa akta kelahiran warga yang seharusnya sampai di tangan pemohon kerap menumpuk di kantor kecamatan.

"Saya itu sampai heran. Kurir itu kan seharusnya mengantar sampai rumah para pemohon karena alamat dan nomor telepon sudah jelas. Tapi sering malah diantarkan ke sini sampai puluhan," keluh Suntoro kepada IDN Times, Senin (15/10). Dampaknya, warga yang seharusnya telah mendapatkan akta kelahiran malah harus menunggu berbulan-bulan.

Mendengar hal ini, Arif mengaku memang kerap menerima keluhan tersebut. Penumpukan akta kelahiran terjadi karena pemohon sering kali tidak mencantumkan alamat sebenarnya. Jadi para jasa pengiriman pun diinstruksikan untuk menitipkan akta kelahiran tersebut di kantor Kecamatan dan Kelurahan.

"Pemohon itu sering tidak mencantumkan alamat yang asli dan nomor telepon yang benar. Jadi dari pada akta itu kembali ke sini (Dispendukcapil), lebih baik dititipkan ke kelurahan dan kecamatan dengan harapan pemohon akan dihubungi oleh petugas kalau akta tersebut telah jadi dan bisa langsung diambil," jelas Arif.

Selain itu, tenaga pengambilan berkas yang disebut Caraka oleh Dispendukcapil juga dirasa Arif cukup terbatas. Untuk mengambil berkas di 163 kelurahan hanya tersedia 14 tenaga Caraka. Sementara, untuk penukaran berkas dengan akta kelahiran dan kartu keluarga baru di Faskes hanya tersedia satu tenaga Caraka.

"Jadi tenaganya memang terbatas. Orang-orang itu keliling Surabaya tiap hari. Kalau yang di Kelurahan cuma ambil berkas karena akta kelahiran diantarkan jasa pengiriman. Tapi yang Faskes dia ambil berkas sekaligus memberikan akta kelahiran dan KK baru karena tidak pakai jasa ketiga," jelas Arif.

Baca Juga: Tak Perlu Repot, Warga Surabaya Dapat Cetak Akta Kelahiran Sendiri

IDN Times/Sukma Shakti

7. Masuk dalam TOP 99 Sinovik

IDN TImes/Reza Iqbal

Berbagai keluhan warga nampaknya menjadi pertimbangan minor bagi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB). Inovasi pelayanan publik ini pun masuk dalam Top 99 Sistem Inovasi Pelayanan Publik (Sinovik) yang dianugerahkan. Wali Kota Surabaya, Tri Rismaharini pun diganjar penghargaan pada 19 September 2018 lalu.

Ia mengaku bangga pelayanan ini dapat meningkatkan percepatan pendataan warga Surabaya. "Lebih enak karena kita tidak perlu menunggu dan lupa. Begitu lahir bidan langsung bisa uruskan atau lewat klinik dan rumah sakit. Pemkot juga dapat mengetahui secara rill pertumbuhan jumlah penduduknya tiap hari. Jadi lebih efisien bagi pemerintah kota," ujar Risma, Selasa (16/10).

Sebagai pengembangan, kata Risma, Pemkot Surabaya juga tengah mempersiapkan pelayanan pembuatan akta kelahiran terbaru, yakni cetak mandiri. Sistem ini memungkinkan warga langsung mengisi data sekaligus mencetaknya sendiri dalam satu waktu. Namun, untuk inovasi ini masih dalam tahap uji coba dan pemutakhiran.

8. Anak dari orangtua tunggal juga harus mendapatkan haknya

IDN Times/Fitria Madia

Dengan berbagai kemudahan ini, Risma mengatakan tak ada alasan bagi warganya untuk menunda pembuatan akta buah hati mereka. Bahkan, imbauan ini menurutnya juga berlaku bagi para orangtua tunggal seperti ibu yang melahirkan di luar nikah. Mereka diminta segera mengurus dokumen dengan hanya mencantumkan nama ibu. Dengan catatan ada blangko pernyataan tanggung jawab mutlak bermaterai dan tanda tangan saksi.

"Kadang warga takut ketika gak ada bapaknya. Gak apa-apa di akta itu akan ditulis anak seorang ibu. Gak usah ragu. Karena itu penting untuk pengakuan anak itu. Kita sudah sering keluarkan akta kelahiran dengan sebutan anak seorang ibu gak ada bapaknya," tutur Risma.

Bagaimana? Mudah kan membuat akta kelahiran? Yuk para orang tua segera penuhi hak anak, buat akta kelahiran anak anda hingga angka anak tanpa akta kelahiran di Surabaya bisa mencapai angka 0 persen!

Baca Juga: Keren! Kini WNI di Luar Negeri Bisa Buat Akte Kelahiran Secara Online