Dosen Unesa Bagi Ilmu Arsip Digital, Ini Manfaatnya!

17 Jul 2023, 12:30 WIB

Dosen Unesa, Meylia Elizabeth Ranu saat sosialisasi arsip digital kepada Ibu PKK. Dok. Tim PKM Unesa

Surabaya, IDN Times - Menyimpan berkas atau dokumen pada masa kini tidak perlu membutuhkan laci-laci almari. Karena ada banyak tempat penyimpanan digital yang lebih praktis. Namun nyatanya, masih ada masyarakat terutama ibu-ibu yang belum dapat memanfaatkan platform digital yang tersedia seperti Google Drive.

Melihat fenomena tersebut, Dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis (FEB) Universitas Negeri Surabaya (Unesa), Febrika Yogie Hermanto, Meylia Elizabeth Ranu, Triesninda Pahlevi, dan Jaka Nugraha memberikan pelatihan kepada ibu PKK untuk memanfaatkan platform digital, menggunakan media Google Drive.

Lantas apa saja sih manfaat menyimpan dokumen keluarga secara digital?

1. Penyimpanan dokumen keluarga berbasis digital dibutuhkan masyarakat

Dosen Unesa, Triesninda Pahlevi saat memberikan penjelasan manfaat arsip digital. Dok. Tim PKM Unesa.

Ketua Tim Dosen, Yogie mengatakan, penyimpanan dokumen keluarga berbasis digital perlu dipahami oleh masyarakat, terutama Ibu dalam keluarga. Karena era 4.0 saat ini mengharuskan seluruh masyarakat memiliki dokumen digital untuk keperluan pengurusan dokumen pada layanan publik.

“Dokumen keluarga yang disimpan secara manual dalam bentuk kertas memiliki ancaman besar rusak atau hilang sehingga perlu disimpan secara digital sebagai salinan dokumen yang dapat digunakan ketika dokumen asli, dalam bentuk kertas, rusak atau hilang,” ujarnya, Senin (17/7/2023).

Selain itu, sambung Yogie, jika dokumen telah disimpan pada bentuk digital, penyimpan dapat menggunakannya dalam pengurusan dokumen lainnya. Terlebih saat ini pemerintah mulai menggalakkan sistem pengurusan daring atau online.

2. Sistem penyimpanan digital lebih mudah dan praktis

logodownload

Nah, terkait platform penyimpanan digital sebenarnya ada banyak. Namun, kata Yogie, yang paling umum digunakan ialah Google Drive. Dia memberikan cara-caranya. Pertama, proses penyimpanan dilakukan dengan mengelompokkan jenis dokumen keluarga, yakni dokumen penting dan dokumen vital.

Kedua, setelah berhasil dikelompokkan, memindai atau scan dokumen manual menuju dokumen elektronik dengan memanfaatkan media ponsel, komputer atau laptop. "Jangan lupa, diberi nama sesuai dengan dokumen yang telah berhasil dipindai," kata dia.

Ketiga, masuk atau login pada akun Google yang dimiliki dan masuk pada fasilitas Google Drive dengan membuat folder. Terakhir, unggah atau upload dokumen sesuai dengan jenis dan pengelompokan yang telah ditentukan.

"Dokumen yang telah berhasil dikelompokkan dan diunggah pada platform digital Google Drive tersebut dapat digunakan kapanpun, dan dimanapun oleh pengguna dengan masuk atau login pada akun Google yang digunakan, sehingga proses penemuan dokumen dapat dilakukan secara cepat dan tepat,” kata dia.

3. Melindungi dokumen asli atau fisik jika hilang

Dosen Unesa, Meylia Elizabeth Ranu saat sosialisasi arsip digital kepada Ibu PKK. Dok. Tim PKM Unesa

Lebih lanjut, sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran arsip digital pada dokumen keluarga dengan dimotori oleh Ibu PKK sadar arsip. Hal ini untuk mendukung keamanan dokumen keluarga dari ancaman rusak atau hilangnya dokumen keluarga.

"Semoga cita-cita kami dalam mengembangkan dan mengabdikan ilmu yang kami miliki kepada masyarakat dapat berjalan dengan lancar," pungkas Yogie.